Vytvoření projektu
Vytvoření projektu
V horním menu vyberte záložku Projekty a následně vpravo klikněte na Přidat nový projekt.
Přidání projektu
Formulář projektu
Formulář založení projektu
Popis jednotlivých polí
Typ projektu
Touto volbou určujeme, zda se jedná o jednorázový projekt, nebo zda se bude pravidelně opakovat. Podrobnější informace o opakujících se projektech naleznete v sekci Opakující se projekt.
Název projektu
Slouží k pojmenování a identifikaci projektu
ID projektu
Slouží k jednoznačné identifikaci projektu. Můžete využít vlastní číselnou řadu, nebo jej nechat automaticky vygenerovat zaškrtnutím políčka AUTO ID.
Podrobnější informace naleznete v sekci Auto ID .
Klient
Klient, pro kterého daný projekt realizujete. Pokud realizujete interní projekt, vyberte interního klienta - tedy vaší firmu.
Podrobnější informace naleznete v sekci Klienti.
Typ rozpočtu
V Costlockeru existuje mnoho způsobů, jak definovat rozpočet projektu.
Typ rozpočtu nejen určuje výslednou cenu projektu, ale také způsob jakým se alokuje příjem na jednotlivé zaměstnance a činnosti a ovlivňuje tedy téměř všechny reporty. Doporučujeme si je tedy důkladně nastudovat v sekci Typy rozpočtů.
Datum Zahájení a Ukončení projektu
Slouží k evidenci, kdy projekt začíná a má skončit.\
💡Každé datum má důležitou funkci:
Zahájení projektu
před tímto datem nemohou osoby do toho projektu trackovat čas na stránce Trackování času.
Ukončení projektu
k tomuto datu se přiřazuje ve výhledu fakturace zbývající částka, kterou chybí na projektu vyfakturovat. Více k tématu v sekci Fakturace projektu.
Pro naši ukázku vyplníme formulář následovně:
| Položka | |
|---|---|
| Typ projektu | Jednorázový |
| Název projektu | Aktualizace webové prezentace |
| ID projektu | 001 |
| Klient | Mléčný bar Stodolní |
| Typ rozpočtu | Časové odhady |
| Odhad na člověka | |
| Klientská sazba | Klientská sazba na činnost |
| Zahájení projektu | 1.7.2024 |
| Ukončení projektu | 31.7.2024 |
Vyplněný formulář Projektu
V naší ukázce používáme typ rozpočtu Časové odhady, který si v krátkosti představíme:
Časové odhady
znamená, že budu klientovi fakturovat rozpočet na základě mých Časových odhadů a předem určené hodinové sazby. Tedy bez ohledu kolik hodin na projektu strávíme, rozpočet zůstane stále ve stejné výši.
Odhad na člověka
určuje, že každé osobě přidám samostatný počet hodin, které na dané činnosti mají strávit.
Klientská sazba na činnosti
znamená, že za vykonávání dané činnosti je nastavena stejná hodinovka, bez ohledu, která osoba danou činnost vykonává.
Dále klikněte na Pokračovat na Tagy.
Další část nastavení se věnuje štítkům na projektu. Ty zatím vynecháme. Tagování (Štítkování) se budeme věnovat až v samostatné kapitole.
Takže ji rovnou přeskočmě tlačítkem Pokračovat na Rozpočet.
Formulář rozpočtu
Formulář rozpočtu
Co zůstává vždy stejné, je Vyplnění činnosti a osoby v levé části formuláře. Více v sekci typy rozpočtů.
Nyní vyplníme jednotlivé činnosti našeho projektu.
V naší ukázce použijeme mít následující činnosti, které jsme vytvořili v sekci Vytvoření činnosti tohoto návodu.
V následující tabulce vidíte činnosti, osoby, očekávané množství hodin, které na projektu máme odpracovat a hodinové sazby, které budeme klientovi účtovat.
V položce <já> vyberte sami sebe (v naší ukázce David Maralík) - díky tomu pak budete moci do projektu sami zaznamenat strávený čas.
| Činnost | Osoba | Odhadované hodiny | Klentská sazba |
|---|---|---|---|
| Design | Anežka Divoká | 10 | 1 200,- |
| Design | <já> | 3 | 1 200,- |
| Programování | Artur Novák | 5 | 1 600,- |
| Programování | Bořivoj Zelený | 15 | 1 600,- |
| Account Management | Petra Nová | 5 | 0,- |
| Account Management | <já> | 3 | 0,- |
V ukázce jsme zvolili nulovou sazbu za Account Management. Díky tomu následně uvidíte, jak se v Costlockeru označují hodiny, které nebudou proplaceny klientem.
Po vyplnění se dostanete na následující pohled:
Vyplněný rozpočet
Z vyplněného rozpočtu nám plyne, že celkově máme na projektu odpracovat 41 hodin, a od klienta za práci lidí dostaneme zaplaceno 47 600 Kč.
Kliknutím na tlačítko Pokračovat na Projektové výdaje, můžeme přejít do dalšího kroku.
Projektové výdaje
Projektové výdaje slouží k evidenci externích nákupů, které jsou s projektem spojené. Jedná se většinou o subdodávky freelancerů, pokud vám dodávají služby za předem dohodnutou cenu, případně různé přeprodeje.
Pár příkladů
- pronájem fotoateliéru
- nákup fotografií z fotobanky
- externí zpracování části projektu subdodavatelem
- cestovné související s daným projektem
Formulář projektových výdajů
V našem případě budeme evidovat následující položky
| Název | Nákupní cena | Prodejní cena |
|---|---|---|
| Překlady textů | 5 000,- | 8 000,- |
| Cestovné | 300,- | 0,- |
Po vyplnění náš formulář bude vypadat následovně
Vyplněný formulář projektových výdajů
Zde vidíme že celkový náklad projektu je 5 300 Kč, zatímco náš příjem bude 8 000 Kč.
Tlačítkem Pokračovat na souhrn můžeme přejít na poslední krok.
V tomto kroku definujeme Odpovědné osoby. Vybírat můžeme z osob s rolí Administrátor a Manažer.
Souhrn projektu a nastavení Odpovědných osob
Nastavení potvrdíme tlačítkem Uložit, a tímto se dostaneme do detailu projektu.
Detail projektu