Vytvoření projektu

Začneme s jednoduchým jednorázovým projektem, kdy klientovi budeme fakturovat reálně odpracované hodiny (tzv. Timesheet).

Vytvoření projektu

V horním menu vyberte záložku Projekty a následně vpravo klikněte na Přidat nový projekt.

Přidání projektu

Formulář projektu

Formulář založení projektu

Popis jednotlivých polí

Typ projektu

Touto volbou určujeme, zda se jedná o jednorázový projekt, nebo zda se bude pravidelně opakovat. Podrobnější informace o opakujících se projektech naleznete v sekci Opakující se projekt.

Název projektu

Slouží k pojmenování a identifikaci projektu

ID projektu

Slouží k jednoznačné identifikaci projektu. Můžete využít vlastní číselnou řadu, nebo jej nechat automaticky vygenerovat zaškrtnutím políčka AUTO ID.

Podrobnější informace naleznete v sekci Auto ID .

Klient

Klient, pro kterého daný projekt realizujete. Pokud realizujete interní projekt, vyberte interního klienta - tedy vaší firmu. Podrobnější informace naleznete v sekci Klienti.

Typ rozpočtu

V Costlockeru existuje mnoho způsobů, jak definovat rozpočet projektu. Typ rozpočtu nejen určuje výslednou cenu projektu, ale také způsob jakým se alokuje příjem na jednotlivé zaměstnance a činnosti a ovlivňuje tedy téměř všechny reporty. Doporučujeme si je tedy důkladně nastudovat v sekci Typy rozpočtů.

Datum Zahájení a Ukončení projektu

Slouží k evidenci, kdy projekt začíná a má skončit.

💡Každé datum má důležitou funkci:

Zahájení projektu před tímto datem nemohou osoby do toho projektu trackovat čas na stránce Trackování času.

Ukončení projektu k tomuto datu se přiřazuje ve výhledu fakturace zbývající částka, kterou chybí na projektu vyfakturovat. Více k tématu v sekci Fakturace projektu.

Pro naši ukázku vyplníme formulář následovně:

Položka

Typ projektu

Jednorázový

Název projektu

Aktualizace webové prezentace

ID projektu

001

Klient

Mléčný bar Stodolní

Typ rozpočtu

Časové odhady

Odhad na člověka

Klientská sazba

Klientská sazba na činnost

Zahájení projektu

1.7.2024

Ukončení projektu

31.7.2024

Vyplněný formulář Projektu

V naší ukázce používáme typ rozpočtu Časové odhady, který si v krátkosti představíme:

Časové odhady znamená, že budu klientovi fakturovat rozpočet na základě mých Časových odhadů a předem určené hodinové sazby. Tedy bez ohledu kolik hodin na projektu strávíme, rozpočet zůstane stále ve stejné výši.

Odhad na člověka určuje, že každé osobě přidám samostatný počet hodin, které na dané činnosti mají strávit.

Klientská sazba na činnosti znamená, že za vykonávání dané činnosti je nastavena stejná hodinovka, bez ohledu, která osoba danou činnost vykonává.

Pokud se chcete dozvědět o jednotlivých druzích rozpočtů víc, přečtěte si článek Typy rozpočtů.

Dále klikněte na Pokračovat na Tagy.

Další část nastavení se věnuje štítkům na projektu. Ty zatím vynecháme. Tagování (Štítkování) se budeme věnovat až v samostatné kapitole.

Takže ji rovnou přeskočmě tlačítkem Pokračovat na Rozpočet.

Formulář rozpočtu

Formulář rozpočtu

Dostupná pole pro vyplnění se vždy liší dle typu rozpočtu. Co zůstává vždy stejné, je Vyplnění činnosti a osoby v levé části formuláře. Více v sekci typy rozpočtů.

Nyní vyplníme jednotlivé činnosti našeho projektu.

V naší ukázce použijeme mít následující činnosti, které jsme vytvořili v sekci Vytvoření činnosti tohoto návodu.

V následující tabulce vidíte činnosti, osoby, očekávané množství hodin, které na projektu máme odpracovat a hodinové sazby, které budeme klientovi účtovat.

V položce <já> vyberte sami sebe (v naší ukázce David Maralík) - díky tomu pak budete moci do projektu sami zaznamenat strávený čas.

ČinnostOsobaOdhadované hodinyKlentská sazba

Design

Anežka Divoká

10

1 200,-

Design

<já>

3

1 200,-

Programování

Artur Novák

5

1 600,-

Programování

Bořivoj Zelený

15

1 600,-

Account Management

Petra Nová

5

0,-

Account Management

<já>

3

0,-

V ukázce jsme zvolili nulovou sazbu za Account Management. Díky tomu následně uvidíte, jak se v Costlockeru označují hodiny, které nebudou proplaceny klientem.

Po vyplnění se dostanete na následující pohled:

Vyplněný rozpočet

Z vyplněného rozpočtu nám plyne, že celkově máme na projektu odpracovat 41 hodin, a od klienta za práci lidí dostaneme zaplaceno 47 600 Kč.

Osoby, které nejsou přiřazeny v rámci rozpočtu, nemohou do daného projektu zaznamenávat čas.

Kliknutím na tlačítko Pokračovat na Projektové výdaje, můžeme přejít do dalšího kroku.

Projektové výdaje

Projektové výdaje slouží k evidenci externích nákupů, které jsou s projektem spojené. Jedná se většinou o subdodávky freelancerů, pokud vám dodávají služby za předem dohodnutou cenu, případně různé přeprodeje.

Pár příkladů

  • pronájem fotoateliéru

  • nákup fotografií z fotobanky

  • externí zpracování části projektu subdodavatelem

  • cestovné související s daným projektem

Formulář projektových výdajů

V našem případě budeme evidovat následující položky

NázevNákupní cenaProdejní cena

Překlady textů

5 000,-

8 000,-

Cestovné

300,-

0,-

Po vyplnění náš formulář bude vypadat následovně

Vyplněný formulář projektových výdajů

Zde vidíme že celkový náklad projektu je 5 300 Kč, zatímco náš příjem bude 8 000 Kč.

Tlačítkem Pokračovat na souhrn můžeme přejít na poslední krok.

V tomto kroku definujeme Odpovědné osoby. Vybírat můžeme z osob s rolí Administrátor a Manažer.

Souhrn projektu a nastavení Odpovědných osob

Nastavení potvrdíme tlačítkem Uložit, a tímto se dostaneme do detailu projektu.

Gratulujeme!

Právě jste vytvořili svůj první projekt.

Detail projektu

Co jednotlivé čísla znamenají a jak pracovat s Detailem projektu, se dozvíte v sekci Vyhodnocení projektu.

Poslední aktualizace