4. Vytvoření projektů
Poslední aktualizace
Poslední aktualizace
Přidání projektů je klíčové pro sledování efektivity práce vašich zaměstnanců. Projekty vám pomáhají přidělovat rozpočty, určovat, kolik času by měl každý člověk strávit na každé činnosti, a sledovat pokrok, že vše zvládnete včas a v rámci rozpočtu.
V horním menu vyberte záložku Projekty a následně vpravo klikněte na Přidat nový projekt.
V příkladu začneme s jednoduchým jednorázovým projektem, kdy klientovi vytvoříme rozpočet projektu na základě odhadovaného počtu hodin.
Tímto určíte, zda jde o jednorázový projekt nebo pravidelně opakující se projekt.
Podrobné informace naleznete v článcích Vytvoření a práce s projektem a Opakující se projekt.
Zadejte název projektu a přiřaďte klienta.
Volitelně vyplňte ID projektu, které slouží k vaší identifikaci projektu. Můžete využít vlastní číslo nebo jej nechat automaticky vygenerovat zaškrtnutím políčka AUTO ID. Podrobnější informace naleznete v článku ID projektu.
Typ rozpočtu určuje nejen výslednou cenu projektu, ale také způsob jakým se alokuje příjem na jednotlivé zaměstnance a činnosti. Ovlivňuje tedy téměř všechny reporty generované Costlockerem.
Časové odhady: Rozpočet projektu vytvořený na základě odhadovaného počtu hodin.
Fixní cena: Rozpočet projektu vytvořený zadáním pevných cen.
Timesheet: Rozpočet projektu je vytvořen zpětně na základě všech odpracovaných hodin.
Bez rozpočtu: Ideální řešení pro interní projekty.
Doporučujeme se podrobně seznámit s detaily v článku Typy rozpočtů.
Slouží k evidenci, kdy projekt začíná, a kdy má skončit.
Zahájení projektu: Před tímto datem nemohou osoby trackovat čas na projektu.
Ukončení projektu: K tomuto datu se přiřazuje zbývající částka ve fakturaci projektu. Více v článku Fakturace projektu.
V naší ukázce používáme typ rozpočtu Časové odhady:
Časové odhady: Fakturace na základě odhadů a předem určené hodinové sazby, rozpočet zůstává stejný bez ohledu na odpracované hodiny.
Odhad na člověka: Každé osobě přiřadíme počet hodin, který má strávit na dané činnosti.
Klientská sazba na činnosti: Stejná hodinová sazba pro danou činnost, bez ohledu na to která osoba ji vykonává.
Dále klikněte na Pokračovat na Tagy
Štítky v tento moment vynecháme. Klikněte na Pokračovat na Rozpočet.
Štítky mají svoji funkci až při reportingu a můžeme je vyplnit kdykoliv zpětně, více se dočtete v Tagování (Štítkování).
Dostupná pole pro vyplnění se vždy liší dle typu rozpočtu. Co zůstává vždy stejné je Vyplnění činnosti a osoby v levé části formuláře.
Nyní vyplníme jednotlivé činnosti našeho projektu
Použijeme činnosti vytvořené v kroku 2. Vytvoření činností. (činnosti je možno vytvořit i v průběhu tvorby projektu.)
V tabulce vidíte činnosti, osoby, očekávané množství hodin a hodinovou sazbu.
V položce osoby vyberte sami sebe (např. David Maralík), abyste mohli zaznamenat svůj čas.
My jsme zvolili jsme nulovou sazbu za Account Management, abyste viděli, jak se označují neplacené hodiny.
Design
Anežka Nová
10
1 200,-
Design
<já>
3
1 200,-
Programování
Artur Novák
5
1 600,-
Programování
Bořivoj Zelený
15
1 600,-
Account Management
Petra Nová
5
0,-
Account Management
<já>
3
0,-
Z vyplněného rozpočtu nám plyne, že celkově máme na projektu odpracovat 41 hodin a od klienta za práci lidí dostaneme zaplaceno 47 600 Kč.
Osoby, které nejsou přiřazeny v rámci rozpočtu, nemohou do daného projektu zaznamenávat čas.
Můžeme přejít do dalšího kroku kliknutím na tlačítko Pokračovat na Projektové výdaje.
Projektové výdaje evidují externí nákupy spojené s projektem, jako jsou:
Subdodávky freelancerů
Pronájem fotoateliéru
Nákup fotografií z fotobanky
Externí zpracování části projektu
Cestovné související s projektem
V našem případě budeme evidovat následující položky
Překlady textů
5 000,-
8 000,-
Cestovné
300,-
0,-
Zde vidíme, že celkový náklad projektu je 5 300 Kč, zatímco náš příjem bude 8 000 Kč.
Můžeme přejít na poslední krok tlačítkem Pokračovat na souhrn.
V tomto kroku definujeme odpovědné osoby, které vybíráme z rolí Administrátor a Manažer.
Nastavení potvrdíme tlačítkem Uložit a tímto se dostaneme do detailu projektu.
Gratulujeme! Právě jste vytvořili svůj první projekt.
Co jednotlivé čísla znamenají, a jak pracovat s Detailem projektu, se dozvíte ve Vyhodnocení projektu.
V následujícím kroku se podíváme na trackování času ...
